Haben Sie schon einmal die Erfahrung gemacht, dass Sie viel Mühe in einen Bericht gesteckt haben und die Person, die Ihre Arbeit liest, Ihre wichtigsten Punkte falsch interpretiert hat? Sie haben sich bemüht, die Situation und mögliche Lösungen sehr detailliert zu beschreiben, aber sie scheinen es einfach nicht so zu verstehen wie Sie. Den meisten Menschen ist das schon einmal passiert und Sie haben vielleicht nachgehakt, um dem Leser die nötige zusätzliche Klarstellung zu geben. Haben Sie jemals innegehalten und über den Grund nachgedacht, warum es von vornherein nicht klar war? Ihr Inhalt war eindeutig genug. Sie haben alle relevanten Argumente abgedeckt und Ihre Nachbesprechung ging im Grunde nur durch, indem Sie jeden Ihrer Schlüsselpunkte erklärten. Wie können Sie verhindern, dass so etwas noch einmal passiert? 

Verschiedene Menschen sehen die Welt und interpretieren Informationen auf unterschiedliche Weise, insbesondere geschriebene Worte. Wussten Sie, dass die Mehrheit der Menschen eine natürliche Tendenz hat, Wörter visuell zu verarbeiten? Laut Michel Deza und Elena Deza (2009) sehen und verarbeiten fast zwei Drittel der Allgemeinbevölkerung Wörter als Bilder oder Abbildungen. Wenn Sie zum Beispiel zu der Mehrheit gehören, die dazu neigt, visuell zu denken, dann könnten Sie in Ihrem Kopf (sehr schnell) ein Bild oder eine Reihe von Bildern zusammenstellen, die Sie verarbeiten müssen, um Ihr Verständnis dieser geschriebenen Wörter zu erreichen. 

Ich selbst gehöre zu den visuellen Denkern, und selbst wenn ich diesen Blog schreibe, ist mein Kopf voller Bilder, von denen ich "denke", dass sie das unterstützen, was ich gerade schreibe. Später kann es sein, dass ich Änderungen vornehme, weil die Bilder, die ich sehe, wenn ich meinen Text erneut lese, nicht ganz zu der Geschichte passen, die ich zu erzählen versuchte. Warum erzähle ich Ihnen das? Der Punkt ist, dass Menschen unterschiedlich sind und Informationen - vor allem in schriftlicher Form - so verstehen, wie ihr Verstand sie interpretiert, was mit dem übereinstimmen kann, was der ursprüngliche Inhalt vermitteln sollte, oder eben auch nicht.

Es ist wichtig, dass Sie Ihr Publikum kennen und sich darüber im Klaren sind, dass andere einen geschriebenen Text möglicherweise nicht so interpretieren wie Sie. Das ist nicht immer ein ernstes Problem, aber es kann eines sein, und wenn Sie sich Gedanken darüber machen, wie Ihre Worte verstanden werden, dann passiert das vielleicht nicht so oft. Ich habe Beispiele dafür in allen möglichen Funktionen gesehen, und obwohl dies für jeden wichtig ist, denke ich, dass dies ein sehr wichtiger Lernpunkt für Projektmanager im Besonderen ist.

Irgendwann in Ihrem Leben haben Sie wahrscheinlich, so wie ich, diese E-Mail verschickt, dieses Status-Update in den sozialen Medien gepostet oder Ihre Präsentation dem Vorstand gezeigt und dann erst, nachdem andere die Chance hatten, sie zu sehen, festgestellt, dass die empfangene Nachricht nicht genau so war, wie Sie sie gemeint haben. Ich spreche nicht von den dummen Tippfehlern oder zufälligen (ich hasse sie) Autokorrekturen, ich spreche von den perfekt kuratierten Worten, die Sie mit Bedacht gewählt haben, um Ihre Geschichte zu erzählen. Sie haben GENAU verstanden, was Sie gemeint haben und haben natürlich erwartet, dass andere es lesen und es genau so verstehen wie Sie es gemeint haben - aber das haben sie nicht. Geben Sie es zu - es ist Ihnen mindestens einmal im Leben passiert.

Meistens ist die Folge, dass der Leser die beabsichtigte Botschaft falsch versteht, geringfügig und nur ein einfaches Missverständnis. Manchmal kann es aber auch viel ernster sein. Ich behaupte nicht, ein Experte für Sprache oder neurologische Wissenschaften zu sein, aber im Laufe meiner Karriere habe ich gelernt, dass man sich auf sein Publikum einstellen und so kommunizieren muss, dass es die beabsichtigte Botschaft auch versteht. Wenn man bedenkt, dass 2 von 3 von uns dazu neigen, geschriebene Worte als Bilder zu verarbeiten, macht es dann nicht Sinn, neben Ihren schriftlichen Botschaften auch visuelle Inhalte einzubinden? Warum sollten Sie nicht gleich den schriftlichen Inhalt reduzieren und Bilder verwenden, um Ihre Schlüsselbotschaften zu vermitteln? Ich schlage nicht vor, dass Sie alle Ihre Keynote-Präsentationen in Aneinanderreihungen von Emojis übersetzen, aber ich würde dringend dazu raten, ein Gleichgewicht zu finden, bei dem Ihre Inhalte mit wichtigen Schlüsselwörtern vermittelt werden, die durch aussagekräftige Bilder ergänzt werden.

Es war einmal vor langer Zeit, in einer Galaxy, weit weit entfernt.

Zu Beginn meiner Karriere war ich beim Militär - bei der Royal Australian Navy, um genau zu sein - und diese ersten Jahre waren gefüllt mit Regeln und Vorschriften, Standard Operating Procedures (SOPs) und endlosen nummerierten Formularen, die ausgefüllt werden mussten.

Wenn man nicht las und verstand, was schwarz auf weiß geschrieben stand, dann könnte das ernste Konsequenzen haben - so wurde mir gesagt. 

Obwohl sich mein Leben zu dieser Zeit um endlose schriftliche Anweisungen drehte, die mir sagten, was ich wann zu tun hatte, waren es eigentlich die visuellen Hinweise (und Bilder in den Handbüchern), die mir halfen, genau zu verstehen, was ich wissen musste - wo ich sein musste, wann ich dort sein musste, wie ich meinen Job machen musste und wie ich dabei in Sicherheit blieb. Obwohl ich ein sehr visuell denkender und lernender Mensch bin, konnte ich mich in einer Umgebung entwickeln, die eine ausgewogene Herangehensweise an das Lernen unterstützte, einschließlich eines ausgewogenen Anteils an visuellen Elementen, auch wenn der Inhalt extrem technisch und detailliert war.

Ich habe seit diesen Tagen einen langen Weg zurückgelegt, aber ich finde immer noch, dass ich ein Gleichgewicht von Bildern und visuellen Hinweisen, zusätzlich zum geschriebenen Text, bevorzuge - besonders wenn ich etwas Neues lerne. Ich bin auch heute noch überrascht, dass manche Leute weiterhin versuchen, wichtige Informationen fast ausschließlich in schriftlicher Form weiterzugeben. Als ob sie erwarten würden, dass das von ihnen zusammengestellte Slide Deck einem Raum voller Klone ihrer selbst präsentiert wird - die alle darauf programmiert sind, die Informationen zu 100 % wie beabsichtigt zu interpretieren. Aber mal ehrlich - so arbeiten Menschen nicht. Vor einigen Jahren kam ich zu einer neuen Organisation und bekam sofort mehrere große Ordner mit Dokumenten ausgehändigt und die Anweisung, bis zum Ende der Woche alle Inhalte zu lesen und zu verstehen. Später an diesem ersten Tag wurde ich in ein Auditorium geschleust, um eine Präsentation über entscheidende HR-"Sachen" zu erhalten, die sehr wichtig waren. 

Zwei Stunden später kehrte ich in mein Büro zurück, die Augen fielen mir aus dem Kopf und der Raum drehte sich. Die "Präsentation" war in der Tat ein 90-minütiger, rasanter Vortrag mit gefühlten 300 Folien gewesen -

die alle gleich aussahen, mit endloser 8-Punkt-Schrift und das einzige, was an ein Bild erinnerte, war das Firmenlogo. Fairerweise muss man sagen, dass ich davon praktisch nichts mitbekommen habe.

Ein paar Jahre weiter fand ich mich in einer anderen Organisation wieder, die definitiv auf die visuelle Welt eingestellt war. Toll, dachte ich - coole Fotos gepaart mit pfiffigen Slogans schmückten die Wände, ebenso wie die periodischen Führungs-Updates, die per E-Mail verschickt wurden. Hier hatte ich die visuelle Stimulation, nach der ich mich sehnte, aber die Aussage dahinter blieb oft sehr offen für Interpretationen mit sehr begrenztem Begleittext. Wiederum nicht übermäßig effektiv - zumindest, was mich betrifft.

Ich bin mir bewusst, dass ich die letzte Minute oder so Ihrer Lesezeit damit verbracht habe, meine Unfähigkeit zu erklären, aus langen und stark detaillierten Textdokumenten einen Sinn zu machen und eine ebenso große Unfähigkeit, die Bedeutung von Bildern zu interpretieren, wenn sie isoliert präsentiert werden. Nun, das ist nicht ganz richtig. Ich arbeite einfach besser und genieße es mehr, wenn ich mich irgendwo in der Mitte befinde, mit einem angemessenen Gleichgewicht von Bild und Text. Es hängt immer von Ihrem Publikum ab, aber meiner Erfahrung nach liegt es fast immer irgendwo in der Mitte. 

Ein praktisches Beispiel

Ich habe im Laufe der Jahre viel mit Projektmanagern zusammengearbeitet, alle mit ihrem eigenen, individuellen Stil und ihrer bevorzugten Art zu kommunizieren. Projektmanagement kann ein sehr anspruchsvoller und technischer Job sein und Informationen wie Projektstatusberichte, Zeitpläne, Projektstrukturpläne und Budgetberichte müssen oft mit einer Vielzahl von Stakeholdern geteilt werden. Die meisten Projektmanager, die ich kennengelernt habe, kennen sich gut aus und leisten großartige Arbeit bei der Planung und Verwaltung der technischen Aufgaben in ihren Projekten, da sie oft auch die technischen oder Prozess-Experten sind. 

Ein Bereich, in dem ich nach wie vor eine große Herausforderung im Projektmanagement sehe, ist die Kommunikation von detaillierten Projektinformationen an ein nicht-technisches Publikum. Insbesondere bei der Projektberichterstattung. Oft wird die Projektberichterstattung auf eine einzige Seite verkürzt, auf der der Umfang des Projekts, vielleicht die jüngsten Fortschritte oder Errungenschaften, etwaige Risiken oder Probleme und, wenn man Glück hat, eine Ampel (oder zwei), die den Gesamtfortschritt oder den Risikostatus anzeigt, erklärt werden. Ich sage nicht, dass solche Dokumente ungenau oder nicht nützlich sind, aber ich habe die Erfahrung gemacht, dass man im Allgemeinen eine Lupe braucht, um zu erkennen, was sich von einem Berichtszeitraum zum nächsten geändert hat. In vielen Fällen, besonders bei langfristigen Projekten, muss man einen Ausdruck von aufeinanderfolgenden Berichten fast gegen das Licht halten, um zu sehen, wo sich der Text geändert hat. 

Übrigens ist das nicht nur eine Herausforderung für die visuellen Denker unter uns. In manchen Fällen sind so viele Informationen auf einer einzigen Seite zusammengepackt, dass es keinen Sinn macht, sie auszudrucken, und Sie die Zoomfunktion Ihres Computers aktivieren müssen, um alles zu lesen. Vielleicht geht es aber auch nur mir so. Unabhängig davon, ob Sie eine starke Vorliebe für Text oder Bildmaterial haben, können solche Berichte schwer zu interpretieren sein. Um den Projektmanagern gegenüber fair zu sein, werden die Anforderungen an das Berichtswesen oft von jemand anderem vorgegeben - möglicherweise von einem der wichtigsten Stakeholder, der Unternehmensleitung oder noch schlimmer: "Das haben wir schon immer so gemacht". So wie ich das sehe, geht es bei der Projektberichterstattung darum, relevante Informationen an die wichtigsten Stakeholder weiterzugeben, die sich jeweils die für sie wichtigen Informationen heraussuchen werden. Jeder Stakeholder braucht wahrscheinlich etwas anderes, und da wir schließlich alle Menschen sind, hat jeder Stakeholder wahrscheinlich seine eigene Art, genau die Schlüsselinformationen zu extrahieren und zu interpretieren, die ihm wichtig sind.

Nicht alle Hoffnung ist verloren

Ich plädiere nicht dafür, dass jeder dazu übergehen sollte, Projektdaten nur noch visuell darzustellen, aber ich denke, dass Organisationen bei der Fülle an Projektvisualisierungstools, die heute zur Verfügung stehen, diese nutzen und von einem prägnanten und aussagekräftigen Reporting profitieren sollten. Der zusätzliche Vorteil vieler dieser neueren Tools besteht darin, dass sie eine sehr gute, integrierte Zusammenarbeit ermöglichen, so dass jeder innerhalb eines Projektteams in der Lage ist, Projektdaten und -informationen in Echtzeit zu sehen und mit ihnen zu interagieren - und oft auswählen kann, ob er die Daten visuell oder in Tabellenform sehen möchte. Tools wie GanttPRO, WorkOtter, Clarizen und viele andere bieten umfassende Projektmanagement-Funktionen, mit denen sich Projektdaten leicht visualisieren lassen und unterschiedliche Ansichten für die verschiedenen Arten von Benutzern erstellt werden können. Visuelle Dashboards und Berichte sind in der heutigen Welt ein echter Gewinn - vor allem, wenn Nutzer und Stakeholder sie online in Echtzeit einsehen können, anstatt einen monatlichen Bericht zu erhalten.

Projektberichte werden oft als lästige Pflicht angesehen, die am Ende eines jeden Monats erledigt wird und in der Regel dem Projektleiter oder der glücklichen Person, die mit der Zusammenstellung der Informationen im vorgegebenen Format beauftragt ist, nur wenig nützt. Sie sind Ihnen vermutlich nicht von Nutzen, machen keinen Spaß und sind womöglich nur von begrenztem Wert für die Leute, die es am Ende komplett durchlesen.

Worauf wollte ich hinaus, werden Sie vielleicht fragen? Nun, Sie, ich, Ihr Chef... wir sind alle unterschiedlich und wir alle nehmen unterschiedlichen Wert aus den geschriebenen Worten auf der Seite vor uns. Für einige von Ihnen und für Leute wie mich ist dieser Blog vielleicht zu wortreich und es gibt nicht genug Bilder, die das unterstützen, was ich sage (ich hoffe nicht), aber hoffentlich ist er kurz genug und hat für eine einfache Lektüre in Ihrer Mittagspause gesorgt. Ein klarer und prägnanter Text ist wichtig, aber ebenso wichtig ist es, eine ausgewogene Anzahl von Bildern oder visuellen Darstellungen zur Unterstützung Ihrer Botschaft einzubeziehen, damit Sie so verstanden werden, wie Sie es beabsichtigen. 

Wir bei 3E sind der Meinung, dass MENSCHEN, PROZESSE, KULTUR UND SYSTEME aufeinander abgestimmt sein sollten, damit Sie erfolgreich sein können. Egal, ob Sie im Projektmanagement oder in einem anderen Bereich tätig sind, es bleibt sehr wichtig, Ihr Publikum zu kennen und einen ausgewogenen Ansatz bei der Kommunikation zu finden. Da ich aus einem technischen Hintergrund stamme, finde ich es sogar noch wichtiger, da wir oft mit nicht-technischen Menschen kommunizieren und es entscheidend ist, dass Ihr Publikum die Kernbotschaften versteht, die Sie ihm vermitteln wollen. Unsere Kollegen können Ihnen den Einblick und die Werkzeuge bieten, die Ihre Teams benötigen, um effektiver zu kommunizieren. Menschen und die Sprache, die sie verwenden, sind von grundlegender Bedeutung für die Effektivität von Teams - umso mehr in der heutigen Zeit, in der das Arbeiten per Fernzugriff die natürlichen Interaktionen einschränkt, die normalerweise am Arbeitsplatz stattfinden würden. Darüber hinaus können wir gemeinsam mit Ihnen eine Lösung erarbeiten und implementieren, um eine Kultur der Zusammenarbeit und effektiven Kommunikation zu festigen.