4 Schritte für ein effektives Leistungsmanagement

Die Entwicklung und Moderation eines effektiven Leistungsmanagements ist eine wichtige Rolle, und die Verantwortung über das Leistungsmanagement obliegt der Personalabteilung. Es ist keine leichte Aufgabe, den Raum zu schaffen, in dem Ihr Team hervorragende Ergebnisse erzielen und die bestmöglichen Leistungen erbringen kann. Mit dem richtigen Ansatz jedoch können Sie dafür sorgen, dass es funktioniert. Effektives Leistungsmanagement ist mehr als das Entwerfen und Einführen eines klassischen Zielsetzungs- und Leistungsüberprüfungsprozesses. Es geht um Zweck, Richtung, abgestimmte Prioritäten, Führung, zwischenmenschliche Beziehungen, konstruktives Feedback und Zusammenarbeit.

Managing by Objectives (MBO) ist in der Zwischenzeit ein wesentlicher Bestandteil unseres Managementprozesses geworden. Betrachtet man jedoch seine Wirksamkeit, so stellt man fest, dass der typische MBO-Ansatz in vielen Unternehmen die Trennung und das Misstrauen zwischen einem Manager und den Teammitgliedern aufrechterhält, ja gar verstärkt. So, wie es gegenwärtig in vielen Organisationen praktiziert wird, ist es wirklich nur noch ein Ritual - Ankreuzen von Kästchen, nichts weiter. 

Irgendwo zwischen der konzeptionellen Idee des MBO-Prozesses und seiner Ausführung ist offensichtlich etwas ernsthaft schiefgegangen. Die ehrenvolle Absicht des MBO-Ansatzes ist es, der Frederick Taylor-Tradition eines rationaleren Managementprozesses zu folgen. Dazu gehört, wer was tun soll, wer die Kontrolle über den Prozess hat und wie die Vergütung direkt an die individuelle Leistung gekoppelt werden soll. Der MBO-Ansatz ist ein Versuch, fair und vernünftig zu sein, die Leistung vorherzusagen und genauer zu beurteilen - und vermutlich Einzelpersonen die Möglichkeit zu geben, sich selbst zu motivieren, indem sie ihre eigenen Ziele festlegen. 

Was können Sie also tun, wenn Ihre Organisation in einem Ritual des “Ankreuzens” gefangen ist und Ihre Teammitglieder den Prozess der Zielfindung und Leistungsbeurteilung nicht mögen oder keinen Wert darin finden, wenn Sie die Übung als Papierprozess (pures Abhaken?) betrachten? Wie können Sie den MBO-Verfahren Relevanz und Wert verleihen? Welchen Hindernissen Sie auch immer gegenüberstehen mögen, wir haben einige Tipps, um Performance Management sinnvoll zu gestalten.
Ziehen Sie doch die folgenden 4 Schritte für ein effektives Leistungsmanagement in Betracht:

1. MENSCHEN: Legen Sie ein klare und abgestimmte Richtung und Prioritäten fest 

Ihre Teammitglieder können Ihre Leistungserwartungen oder Unternehmensziele nicht erfüllen, wenn sie nicht klar dargestellt sind. Dies ist der erste Schritt in Richtung eines effektiven Leistungsmanagements. Manchmal sind Unternehmen nicht so klar, wie sie sein könnten, wenn sie die Ziele und Prioritäten des Unternehmens erläutern. Häufig melden sich Teammitglieder nicht, um Folgefragen zu stellen, wenn sie verwirrt oder im Unklaren über etwas sind. Beugen Sie diesem Fallstrick vor, indem Sie so klar und kommunikativ wie möglich sind.

Sie können eine Strategie-Roadmap durch Visualisierung definieren und skizzieren - durch Erstellen eines Diagramms und dessen Aushang im Büro, durch Abhalten von Besprechungen und Einzelgesprächen. Wenn Sie die Richtung und Prioritäten skizzieren, wiederholen Sie die Botschaft so, dass sie ankommt, damit die Mitarbeiter einen Bezugspunkt haben und - was am wichtigsten ist - führen Sie Besprechungen durch, um sich über den Fortschritt zu informieren.

Eine häufige Ursache für die Frustration bei der Festlegung von Zielen ist eine mangelnde Abstimmung der Prioritäten unter den Abteilungsleitern. Hatten Sie die Gelegenheit, die Prioritäten Ihres Teams mit denen Ihrer Kollegen abzustimmen? Widersprüchliche Prioritäten über Funktionen hinweg können leicht zu Konflikten führen - insbesondere bei funktionsübergreifender Zusammenarbeit.  

2. PROZESS: Setzen Sie Peer Reviews ein und überprüfen Sie nach der Hälfte der Zeit

Eine weitere großartige Möglichkeit, ein effektives Leistungsmanagement zu fördern, ist der Einsatz von Peer Reviews, die auf dem 360-Grad-Ansatz basieren. Formelle oder informelle Peer Reviews sind nützlich, da sie es den Mitarbeitern ermöglichen, andere Kollegen zu loben, positive Aspekte ihrer Leistung hervorzuheben und darauf hinzuweisen, wo Verbesserungen vorgenommen werden können.

Diese Übung hilft den Teammitgliedern, zusammenzuarbeiten, eine bessere Kommunikation aufzubauen und einzuschätzen, wo sie sich verbessern können, während sie ihre Kollegen beobachten. Dieser Prozess muss in gewissem Umfang koordiniert oder durch die Personalabteilung moderiert werden, und alle Peer-Reviews sollten analysiert werden, um sicherzustellen, dass keine falschen Behauptungen, Bedenken, Lob oder andere Kommentare unbemerkt oder unbeantwortet bleiben.

Einer der Hauptkritikpunkte an MBO ist, dass die jährlichen Abschlussveranstaltungen nicht mehr in ein dynamisches und sich schnell veränderndes Umfeld passen. Ziele, die vor 12 Monaten vereinbart wurden, sind oft nicht mehr relevant. Ohne regelmäßige Überprüfung würden Führungskräfte und ihre Teams “sich im Blindflug befinden”. Vereinbarte Projekte könnten auf Eis gelegt und neue Initiativen auf die Tagesordnung gesetzt worden sein, nachdem die jährlichen Ziele festgelegt wurden. Ein typisches Symptom dafür ist ein zunehmender Aktivismus kurz vor einer Leistungsüberprüfung. Regelmäßige Halbzeitüberprüfungen tragen dazu bei, dass die Ziele relevant und aussagekräftig bleiben.  

3. KULTUR: Etablieren Sie eine Kultur des konstruktiven Feedbacks und erweitern Sie den Horizont von Was zu Wie
Während die klare Kommunikation von Unternehmens-, Team- und individuellen Zielen ein wesentlicher Schritt für jedes Unternehmen ist, reicht die Kommunikation allein nicht aus. Sie werden sich auch regelmäßig bei Ihren Teams und Teammitgliedern melden müssen, nicht nur, um den Fortschritt zu messen, sondern auch, um unterstützendes oder korrigierendes Feedback zu geben.
Gutes Leistungsfeedback verstärkt sich durch die Anerkennung starker Ergebnisse und positiver Verhaltensweisen und gleichzeitig Chancenbereiche gezeigt werden mit einem klaren Pfad für Verbesserungen. Diese Art von Feedback kann nicht warten, bis die Personalabteilung einen jährlichen Beurteilungszyklus einleitet. Stattdessen sollte es in Echtzeit gegeben und in die Unternehmenskultur integriert werden.

Zeitnahes Leistungsfeedback ist der beste Weg, um Ihre Mitarbeiter und ihre Arbeit zu bestätigen und gleichzeitig ihre Arbeit effektiv zu gestalten. Wenn Sie jetzt über eine Leistungssoftware verfügen, sollte diese Ihnen helfen können, Feedback zu sammeln. Wenn nicht, bringen Sie kostenlose Tools wie Google Forms, Survey Monkey oder auch nur eine einfache E-Mail-Anfrage schon ziemlich weit.

Die meisten jährlichen Zielsetzungs- und Überprüfungsprozesse beschränken die Überprüfung der Ziele auf das WAS erreicht wurde und nicht auf das WIE sie erreicht wurden. Dies kann kontraproduktives, unerwünschtes Verhalten auslösen. Ein Projektmanager sollte nicht nur dahingehend bewertet werden, was mit seinem Projekt erreicht wurde (Zeit, Kosten, Qualität), sondern auch, wie das Projekt initiiert, geplant und umgesetzt wurde (z. B. Stakeholder- und Kundenmanagement, Teamführung).

4. SYSTEM: Setzen Sie eine nutzerfreundliche Performance Management Software ein

Wenn Sie noch keine Performance-Management-Software verwenden, ist es möglicherweise an der Zeit, diese auszuprobieren. Wenn Sie bereits eine verwenden und Sie dadurch keine Zeit sparen, sich Ihr Team darüber beschwert oder die Akzeptanz durch die Mitarbeiter gering ist, ist sie möglicherweise veraltet und benötigt ein Upgrade. Eine Performance-Management-Software kann Ihre Performance-Management-Aktivitäten wirklich optimieren. Daher ist es unbedingt erforderlich, dass Sie entweder die Systemunterstützung nutzen oder sich zumindest um ein Upgrade Ihres derzeit verwendeten Systems bemühen.

Ein gutes Leistungsmanagement-IT-System ist ein System, das sowohl traditionelle MBI-Reviews als auch 360-Grad-Überprüfungen bietet, benutzerfreundlich ist, eine leicht zu bedienende Dashboard-Oberfläche hat, eine umsetzbare Berichterstattung ermöglicht und natürlich die Personalentwicklung fördert. Die App wird Ihnen und Ihrem Team helfen, den Überblick zu behalten, damit Ihr Team jederzeit reibungslos und effizient arbeitet. Einige nützliche Beispiele für modernere Leistungsmanagement-Softwares können auf Anfrage zur Verfügung gestellt werden.

Halten Sie die Dynamik durch Updates von Outcomes, Resultaten und Wirkung aufrecht

Es ist wichtig, sich Zeit für ein Treffen mit Ihrem Team zu nehmen und zu überprüfen, wie es mit den von Ihnen gesetzten Zielen vorangeht, um den Schwung aufrechtzuerhalten. Diese Treffen können wöchentlich oder monatlich stattfinden bzw. so oft Sie möchten. Stellen Sie bei diesen Besprechungen sicher, dass Sie eine klare Vorstellung davon haben, was Sie abdecken möchten. 

Einige Themen können sein:

  • Erfolge teilen/loben und über Bereiche sprechen, in denen Änderungen oder weitere Arbeiten erforderlich sind  
  • Anerkennen der Teammitglieder, die ihre Ziele oder Meilensteine aktiv erreichen, durch Belohnungen oder Incentives
  • Pläne für die nahe Zukunft besprechen
  • Erörtern von Datentrends: Umsatz, Kundenzufriedenheit, Ressourcenauslastung, etc.
  • Nachbereitung von Peer Reviews

Wichtig: Man sollte sich niemals nur um des Treffens willen treffen. Sie möchten etwas Relevantes ansprechen und etwas Lohnenswertes besprechen. Wenn Sie das Gefühl haben, dass alles reibungslos läuft, die Mitarbeiter ein Leistungsfeedback erhalten und entsprechend handeln, und das Unternehmen insgesamt auf einem positiven Weg ist, werden die Treffen möglicherweise weniger häufig abgehalten und das ganze Jahr über als Kontrollpunkte behandelt.

Diese vier Schritte für ein effektives Leistungsmanagement mögen einfach erscheinen, aber sie können Wunder wirken, wenn sie in den Alltag Ihres Teams implementiert werden. Bei der Führung sollte es um die beteiligten Personen gehen. Das Beste aus ihren Fähigkeiten zu machen, zu erkennen, wo sie glänzen, sie zu ermutigen, wo sie sich anpassen müssen, und sie als vollwertige Teammitglieder zu respektieren und nicht nur als “Rädchen im Getriebe”, das ist der Weg, wie Sie die richtige Arbeitsumgebung für den Erfolg schaffen können - und wie Sie dem verstaubten MBO-Prozess Ihres Unternehmens Relevanz verleihen können.

Ich hoffe, Sie finden diese gewonnenen Erkenntnisse hilfreich. Was Sie hier einmal mehr sehen können, ist, die Wichtigkeit sicherzustellen, dass MENSCHEN, PROZESSE, KULTUR und SYSTEME im Einklang sind.