Wie Sie das Engagements Ihre Teams erhöhen können 

Die Quarantäne aufgrund des Corona-Ausbruchs hat nicht nur wegen des größten Shut-Downs in der Geschichte große wirtschaftliche Auswirkungen auf die Unternehmen, sondern auch wegen des Effizienzverlusts von Teams infolge von Home-Office, Heimunterricht und des Verlustgefühls, das sich schneller ausbreitet, als wir denken. 

Als ich vor einigen Jahren einige Coaching-Einheiten und Beratung für ein Unternehmen im IT-Bereich durchführte, das sein gesamtes Geschäft in einer Home-Office-Umgebung betrieb, kamen wir gemeinsam zu dem Schluss, dass es einen Effizienzverlust aufgrund dessen gab, was wir als "Verlust durch Nicht-Reibung" bezeichneten. Obwohl es natürlich auch andere Erkenntnisse gab, war der "Verlust durch Nicht-Reibung" derjenige, den wir als Priorität Nummer eins erkannt haben. Dem sind wir natürlich als erstes nachgegangen. Als dann das Unternehmen seinen neuen Sitz eingerichtet hatte und die Mitarbeiter mit der Veränderung zurechtkamen und ihre Denkweise wirklich auf die neue Umgebung umgestellt hatten, stieg die Effektivität und die Mitarbeiter begannen für das neue Büro dankbar zu sein. Natürlich behielten wir das Home-Office als Firmenpolitik bei und erlaubten auch Menschen mit größeren Entfernungen zum Büro, weiterhin von zu Hause aus zu arbeiten, aber die Veränderung setzte sich letztendlich durch, und auch widerwillige Mitarbeiter begannen, den neuen Hauptsitz mehr und mehr zu nutzen.

Denken Sie bitte nicht, dass ich gegen Home-Office bin, ich persönlich empfehle seit vielen Jahren, Home-Office als Teil einer unternehmensweiten Politik aufzunehmen. Es hilft einfach den Menschen das Gleichgewicht im Kopf zu behalten, eine andere Sichtweise auf Probleme zu bekommen und Probleme zu lösen, die man vielleicht nicht löst, wenn man „mitten in der Schlacht" während der Bürozeiten ist. Aber jetzt, da wir uns mitten in den Corona-Maßnahmen befinden und die Leute anfangen, über eine mögliche zweite Welle nachzudenken und dass wir tatsächlich zu einer "neuen Normalität" übergehen müssen, habe ich angefangen, über diese Zeit nachzudenken und sie mit der aktuellen Situation zu vergleichen. Vielleicht wäre die damalige Entscheidung anders ausgefallen, wenn wir die Online-Tools gehabt hätten, die heute zu einem festen Bestandteil unseres Arbeitslebens geworden sind. Sie sind einfach erstaunlich. Es gibt so viele Möglichkeiten sein eigenes Team während einer virtuellen Sitzung aktiv zu bekommen. Wenn Sie die Online-Tools kombinieren, Ihre Präsentationen aufpeppen und einige ungewöhnliche Gedanken in Ihre Sitzungen einfließen lassen, werden Sie definitiv nicht nur die Aufmerksamkeit Ihres Teams auf sich ziehen, Ihre Teammitglieder werden sich begeistern und ihr Bestes geben. 

Wie wäre es also mit einigen verrückten Ideen, die einige Leute bereits verwenden, die große Mehrheit sie vielleicht kennt aber nicht nutzt?

I. Es soll einfach ins Auge springen

"Farbe allein kann auf tausend verschiedene Weisen zur Seele sprechen." Oscar Wilde

Es ist wirklich hilfreich, dem Auge zu schmeicheln und nicht nur die Gesichter und Hintergrund von Ihren Teammitgliedern und Ihnen selbst zu haben, so schön sie auch sind. Bereiten Sie also im Vorfeld eine Präsentation vor, um die Leute durch die Themen zu führen, die während des Treffens diskutiert werden sollen. Listen Sie sie nicht nur als Punkte auf einer Folie auf. Die meisten von uns sind keine Buchhalter, die an Listen gewöhnt sind, - die meisten von uns sind grafische Menschen. 

Machen Sie Ihre Folien schön und ansprechend. Verwenden Sie Animationen in den Folien und Übergänge von Folie zu Folie. Je nach Thema oder Themen des Meetings könnten Sie 1 Folie pro Thema Ihrer Tagesordnung verwenden. Verwenden Sie Bilder, die zum Thema passen, und fügen Sie Grafiken ein, wenn nötig und möglich. Denken Sie an die "Verwendung von Farben". Dies ist etwas, auf das wir bei 3E während unserer Moderationstrainings viel Wert legen. Man neigt dazu, die "Verwendung von Farben" zu unterschätzen, aber es macht Ihre Präsentationen fröhlicher und einprägsamer. Verwenden Sie mehr Bilder als Text. Eine Folie voller Text ist einfach langweilig und unsympathisch. Wenn Sie eine Botschaft vermitteln müssen, tun Sie es mit Bildern. Sie können den Text anschließend in einem Dokument versenden, wenn dies unbedingt notwendig ist.

Webkonferenz-Tools sind wirklich toll, weil wir uns sehen und sie einige ausgefallene Funktionen haben, die die Durchführung des Web-Meetings erleichtern, aber es sind vor allem Ihre Präsentations- und Moderationsfähigkeiten, die das Team wach und aktiv halten. Letztendlich ist es die Kombination aus beidem, die der Suppe den delikaten Geschmack verleiht. 

II. Einbeziehung ihres Teams LIVE ON SCREEN

Persönliche Beteiligung ist das universelle Prinzip des Wissens.” – Michael Polanyi

Eine große Frage bei der virtuellen Moderation ist: Wie kann man alle Teilnehmer einbeziehen, ohne die gesamte Runde Person für Person durchlaufen zu müssen und dabei allen den nötigen Raum zu geben, um antworten und von der Weisheit der vielen profitieren zu können? 

Es geht also um Folgendes: Anstatt alle abzufragen oder keine wilde Diskussion zu riskieren, sollten Sie sich während der Vorbereitung der Sitzung fragen, in welchen Phasen der Sitzung Sie Antworten von jedem Einzelnen im virtuellen Raum benötigen. Sobald Sie diese Zeitpunkte und die Fragen definiert haben, widmen Sie jeder Frage den Raum in Ihrer Präsentation zu. Erstellen Sie pro Frage eine Folie und übertragen Sie die Fragen in das leistungsstarke Werkzeug "Mentimeter". Sie können Fragen, Umfragen, Quizzes, Folien, Bilder und viele andere Dinge hinzufügen. Während des Treffens bitten Sie Ihre Leute, auf www.menti.com zu gehen. Sie geben ihnen einen Code zum Einloggen und die Teilnehmer können die Fragen beantworten, die Sie mit "Mentimeter" vorbereitet haben. Die Ergebnisse ihrer Antworten werden sofort und LIVE für alle auf Ihrem gemeinsamen Bildschirm angezeigt. Keine Sorgen, ich werde von Mentimeter weder bezahlt noch beauftragt, aber es ist definitiv etwas, das Sie nutzen wollen. Sie brauchen nicht einmal ein kostenpflichtiges Abonnement, um es zu nutzen zu können, und es wird Ihr Team nicht nur beeindrucken, sondern auch ihre aktive Teilnahme sicherstellen. Sie werden die Antworten erhalten, die Sie brauchen. Denken Sie über den Tellerrand hinaus und binden Sie ihr Team ein. www.menti.com, you give them a code for them to type in and they will be able to answer the questions you prepared on Mentimeter. The results of their answers are shown instantly and LIVE for all to see on your shared screen. Now do not worry, I am not being paid or commissioned by Mentimeter but it is definitely something you want to use. You do not even need a paid subscription to use it and it will not only impress your participants, it will ensure participation and you will get the answers you need to hear. Think out of the box and engage them.

III. Bringen Sie sie aus dem Konzept

Der Beginn von Großartigkeit ist es, anders zu sein und der Beginn des Scheiterns ist es, gleich zu sein.” – Roy Whittier

 Wenn die Menschen, die ich in all den Jahren angeleitet habe, etwas Gemeinsames über mich sagen würden, dann wäre es wohl dieses: "Er weiß genau, wie er uns aus dem Konzept bringen kann, wenn wir nicht weiterkommen, um uns dann wieder auf Kurs zu bringen". Sowohl als Manager als auch als Berater habe ich festgestellt, dass die Menschen aus dem „Raum“, in dem sie sich befinden, herauskommen müssen, wenn die Diskussion in eine Spirale gerät oder sich im Kreise dreht. 

Es handelt sich nur um einige Sekunden oder Minuten, je nach Schwere der Diskussion und Anzahl der Personen im Raum. Es gibt tonnenweise Methoden, wie man die Leute aus der Diskussion herausbekommt. Kurz über etwas ganz anderes nachdenken und dann zum Thema der Diskussion zurückkehren, ist etwas, was einfach funktioniert. Sie werden erstaunt sein, wie diese einfache und verrückte Idee den Menschen hilft, Lösungen zu finden, wo es noch vor wenigen Minuten nur Diskussionen gab. 

Wenn Sie also sehen, dass Ihr virtuelles Team im Kreis diskutiert und keine Lösungen findet, dann holen Sie es da raus. Fragen Sie einfach aus heiterem Himmel jemanden im Team, was das Beste war, was ihm/ihr während des Wochenendes passiert ist. Je nachdem, wie hitzig die Diskussion ist, stellen Sie einem anderen Mitglied genau dieselbe Frage. Wenn Sie das Gefühl haben, dass die Spannung nachgelassen hat, rekapitulieren Sie und nehmen Sie die Diskussion wieder auf. Sie können das Team auch bitten, das Thema aus einer ganz anderen Perspektive zu betrachten...bitten Sie es zum Beispiel, aufzustehen und sich 1 Meter vom Bildschirm zu entfernen, geben Sie Ihr Bildschirm frei, um gemeinsam darauf zu schauen und schreiben Sie das Thema auf. Falls Sie dazu ein Bild hinzufügen können, noch besser. Setzen Sie dann die Diskussion fort. Noch verrückter, aber auch effektiv: Fragen Sie Ihre Teammitglieder, wie das Problem schmecken würde, wenn es essbar wäre. Lassen Sie alle antworten und fragen Sie sie dann, wie die Lösung schmecken würde und setzen Sie die Diskussion fort. Denken Sie selbst über andere verrückte Fragen nach und erstellen Sie einen Leitfaden mit Fragen für künftige Treffen. Wenn Ihr Problem darin besteht, wie Sie Ihre Leute in virtuellen Besprechungen aktiv und effektiv halten können und das Problem mit Ihnen sprechen könnte, was würde es Ihnen sagen?

IV. „In der Kürze liegt die Würze“ - William Shakespeare

Bereiten Sie das Ende Ihres Treffens im Voraus vor und stellen Sie sicher, dass Sie wirklich zum Ende kommen. Es ist erwiesen, dass kürzere virtuelle Meetings mit ein oder zwei Zielen effizienter sind als eine ewig lange Agenda.

Meetings müssen nicht endlos sein, um unendlich zu sein." James E. Faust

Verwenden Sie Leitfragen für Ihre Themen auf der Tagesordnung, um sich entlang dieser Fragen zu bewegen und den Menschen klar zu machen, was von ihnen erwartet wird, anstatt nur Aufzählungspunkte aufzuschreiben. Sie kommen schneller auf den Punkt, wenn Sie die Frage im Voraus stellen, anstatt eine Erklärung zum Tagesordnungspunkt zu geben und dann die Frage zu stellen.

Kombinieren Sie alle bereits genannten Tipps und achten Sie darauf, dass Ihre Agenda kurz und prägnant ist. Vergewissern Sie sich, dass es nur 1 oder 2 Ziele für das Treffen gibt und legen Sie von Anfang an fest, wann das Treffen enden soll. Seien Sie die Polizei Ihrer Zeit und stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Tagesordnung in dem vorher festgelegten Tempo abarbeiten und die Sitzung zum geplanten Zeitpunkt beenden.

Seien Sie spezifisch, wenn Sie Fragen an die Gruppe stellen. Wenn Sie von allen Antworten wollen, bereiten Sie sich im Voraus vor und prüfen Sie, ob ein Hilfsmittel wie z.B. Mentimeter helfen könnte, Input aus dem Team zu sammeln. Wenn nicht, dann richten Sie Ihre Frage direkt an jeweils eine einzelne Person. Sie sind der Zeremonienmeister und damit der "Erteiler des Wortes", d.h. Sie entscheiden, wer als nächstes spricht. Bitten Sie die Leute, konkret zu werden und stellen Sie sicher, dass sie dies tun. Wenn jemand an die Gruppe etwas fragt, stellen Sie sicher, dass Sie das Wort erteilen oder fragen Sie die Person, die die Frage stellt, ob sie eine Antwort von jemand Bestimmtem braucht... und verfolgen Sie die Zeit - immer!  time. You are the master of ceremonies and therefore the „distributor of the word“, which means you decide who speaks next. Ask people to be specific and make sure they do so. If someone asks to the group, make sure you give the floor or ask the person posing the question if he/she needs an answer from someone specifically…and keep tracking the time – always!

Es spielt keine Rolle, welches Webkonferenz-Tool Sie verwenden, tun Sie sich und Ihrem Team einfach den Gefallen, sich damit auseinander zu setzen. Sie sollten nicht nur testen, ob es auf Ihrem Gerät funktioniert, sondern Sie sollten es beherrschen.

Suchen Sie also nach der Unvergänglichkeit Ihrer Web-Meetings, aber nicht in der Länge - eher in der Kürze. Machen Sie Ihre Web-Meetings zu einer lang anhaltenden und inspirierenden Erfahrung für Ihre Teilnehmer. Seien Sie für Ihre Organisation der "ewige" Held der Meetings.

Home Office ist heute Teil des Lebens fast aller Menschen. Die Pandemie hat dafür gesorgt. Solange es keinen Impfstoff gibt, werden wir damit leben müssen, was bedeutet, dass die Art und Weise der Zusammenarbeit über virtuelle Kanäle zur neuen Normalität wird. Wir bei 3E bieten Unterstützung und Coaching für Organisationen an, die ihre Home-Office-Fähigkeiten einführen oder weiterentwickeln.

In unserer Gruppe glauben wir fest daran, dass es wichtig ist, dafür zu sorgen, dass MENSCHEN, PROZESSE, UNTERNEHMENSKULTUR und SYSTEME aufeinander abgestimmt sind. Ich hoffe, meine Empfehlungen werden Ihnen helfen, alle Aspekte in diesen herausfordernden Zeiten zu synchronisieren. 

Sind Sie mit diesen Einsichten einverstanden? Was tun Sie noch, um eine effektive Zusammenarbeit Ihrer virtuellen Teams zu gewährleisten? 

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