Warum macht dieser Plan keinen Sinn??? 

Projektmanagement nach Vorlage, ein Hauptgrund für Verwirrung 

Alle Mitglieder des Projektteams liefern ihre Beiträge nach derselben Vorlage, einem vom Projektleiter sorgfältig entworfenen und gestalteten Meisterwerk. Das Ergebnis des Plans macht jedoch keinen Sinn. Vielleicht hat der Projektleiter zu viele Abkürzungen zum Erfolg genommen.  

Wie konnte das passieren? Der Projektleiter sieht sich den erstellten Projektplan an. Er hatte jedes Teammitglied gebeten, die Vorlage auszufüllen, die er auf der Grundlage seiner Erfahrungen aus früheren Projekten entwickelt hatte. Heute Morgen hat er die Antworten zusammengestellt. Bei der Durchsicht des Ergebnisses erkennt er Widersprüche - wie den Versuch, Puzzleteile zusammenzusetzen, die nicht zusammenpassen.

Während das Szenario eine Fiktion ist, ist das beschriebene Problem im Projektmanagement nicht ungewöhnlich. Die Verwendung eines gemeinsamen Standards für Vorlagen ist natürlich durchaus sinnvoll, insbesondere in internationalen Organisationen. Theoretisch verwenden alle Beteiligten, die Input liefern, das gleiche Format, so dass die Ergebnisse leicht zusammengestellt und aggregiert werden können. In der Realität ist es nicht ungewöhnlich, dass die Ergebnisse solcher Pläne oder Berichte von begrenztem Wert sind, besonders für internationale, virtuelle und funktionsübergreifende Teams.  

Betrachtet man die Grundursache dieses Problems, so stellt man häufig ein mangelndes gemeinsames Verständnis des Kontexts fest. Das folgende Kommunikationsmodell veranschaulicht, was in solchen Situationen geschieht: Der Projektleiter schickt die Vorlage an das Team. Die Teammitglieder erhalten die Vorlage und sehen sich die vor ihnen liegende Aufgabe mit ihrem tatsächlichen Verständnis des Kontexts und ihrem eigenen kulturellen Hintergrund/Filter an. Sie versuchen, die Aufgabe nach bestem Wissen und Gewissen zu verstehen und schicken das Dokument zurück. Diese Antwort wird natürlich auch mit den gleichen Filtern empfangen und betrachtet.

 Wenn das Ergebnis tatsächlich unter den Erwartungen liegt, ist eines von zwei Dingen geschehen: 

A) Fehlen eines gemeinsamen Verständnisses des Inhalts

Die Teammitglieder haben einfach kein klares Bild davon, was der Zweck der Übung ist, was genau sie tun sollen, wie die Terminologie verwendet wird und welche Methodik zur Erfüllung der Aufgabe angewendet werden soll.

B) Mangel an interkultureller Kommunikation  

Unterschiede im kulturellen Kontext führen zu Fehlinterpretationen der vor uns liegenden Aufgabe. Solche Fragen können in Unterschieden in der Akzeptanz von Machtdistanz, der Vermeidung von Unsicherheit und anderen Aspekten der nationalen Kultur wurzeln.

Die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb eines Teams wird natürlich mit der Größe und Vielfalt des Teams gesteigert. Was kann ein Projektleiter tun, um dieses potenzielle Problem zu mildern? Die Antwort ist, Führung mit einer klaren Vision und einem gemeinsamen Verständnis der zu erwartenden Arbeit, die vor uns liegt. Die Zusendung lediglich einer Vorlage ohne (ausreichende) Erklärung darüber, was der Zweck dieser Übung ist, wie die Begriffe definiert werden und wie die Methodik aussieht, um zu den auszufüllenden Daten zu gelangen, ist eine der Hauptursachen für das Problem.  

Hier sind nur ein paar Denkanstöße für Ihre Überlegungen:

1. Zweck

Überprüfen Sie, ob Ihre Teammitglieder verstehen, WAS die bevorstehende Aufgabe ist und WARUM die Aufgabe überhaupt erledigt werden soll. Verwenden Sie die Methode des aktiven Zuhörens, um sicherzustellen, dass Ihr Team die Grundlage der bevorstehenden Aufgabe wirklich versteht.

2. Definitionen

Haben Ihre Teammitglieder ein gemeinsames Verständnis von Definitionen und Terminologie? Wenn man von verschiedenen Wegen zu Daten gelangt und unterschiedliche Methoden anwendet, führt dies naturgemäß zu gemischten Ergebnissen. Halten Sie dies für selbsterklärend? Nun, Sie könnten überrascht sein. Es kommt nicht selten vor, dass Mitglieder von funktionsübergreifenden Teams unterschiedliche Interpretationen von Begriffen haben, die in ihrem abteilungsinternen Kontext verwendet werden.    

3. Methodik/Prozess 

Insbesondere wenn die Vorlagen die Identifizierung und Aufschlüsselung von Arbeitspaketen oder die Schätzung von Ressourcen enthalten, ist es wichtig, dass Teammitglieder dieselben Schritte verwenden, um zu ihren Teilen des Plans/Berichts zu gelangen. Die Zusammenstellung des Ressourcenbedarfs, bei der einige Teammitglieder fixe Kosten einbezogen haben, während andere auf der Basis variabler Kosten kalkuliert haben, bietet natürlich nicht die Grundlage für einen soliden Plan.


Müssen Sie alle Details zu jedem Arbeitspaket oder jeder Vorlage überprüfen? Offensichtlich nicht. Der Aufwand, den Sie für die Klärung betreiben sollten, hängt von der Erfahrung des Teams, seiner Zusammenarbeit und natürlich vom kulturellen Kontext ab. Wenn Sie jedoch feststellen, dass die Ergebnisse hinter den Erwartungen zurückbleiben, könnte eine stärkere Betonung der obigen Checkliste helfen, den Death by Template zu vermeiden. 

Wenn Sie mit solchen Problemen konfrontiert sind, zeigen wir Ihnen, im Rahmen unseres SPACE-Projektmanagements in der Phase "Empower the Team", wie Sie diese Aspekte im Vorfeld bewältigen können und unterstützen Sie dabei, keine Zeit mit der "Brandbekämpfung" zu verlieren.