Wie agil das Spiel unserer internationalen Projekte in Zeiten von Corona gerettet hat. Meine Erfahrung.

COVID-19 wirkt immer noch auf uns alle ein und wird dies auch noch längerfristig tun. Nichtsdestotrotz finden Projekte auf der ganzen Welt weiterhin statt, vielleicht in angepasster Form, aber sie laufen sicherlich auf vollen Touren- einige davon mit mehr Erfolg als andere. Die Unternehmen versuchen verzweifelt, die Dinge am Laufen zu halten. In einigen Fällen haben sie die Möglichkeiten der Online-Zusammenarbeit - mehr oder weniger - professionell eingerichtet. Aber was passiert, wenn eine Organisation dringend ein Assessment oder eine Intervention einer dritten Partei benötigt, die aus dem Ausland eingeflogen werden muss? Das ist uns passiert und ich möchte gerne einige Erfahrungen mit Ihnen teilen:

"Alleine können wir so wenig erreichen, gemeinsam können wir so viel erreichen." - Helen Keller

Unsere internationalen Projekte sind Partnerschaften mit Kunden. Laut dem Cambridge Dictionary ist eine Partnerschaft "eine Vereinbarung zwischen Organisationen, Menschen usw., um zusammenzuarbeiten". Während dies eine korrekte Definition einer Partnerschaft ist, würde ich persönlich denken, dass sie weit darüber hinausgeht. Einer Partnerschaft ist die Vision der "Zusammenarbeit" inhärent. Das Cambridge Dictionary sagt über Kollaboration, dass sie "die Situation ist, in der zwei oder mehr Menschen zusammenarbeiten, um die gleiche Sache zu schaffen oder zu erreichen". Nun, das geht mehr in das, was uns die Erfolgsgeschichten der letzten Monate erzählen. Aber hier fehlt noch ein Schritt: von der Partnerschaft über die Kollaboration bis hin zur Bildung eines erfolgreichen Teams..

Dies ist unsere Erfahrung:

Wir wurden gebeten, 2 verschiedene Assessments im Ausland durchzuführen, einschließlich Interviews, Überprüfungsrunden, zweite und dritte Interviewrunden, und dies teilweise in schwierigen Regionen der Welt. Normalerweise hätten wir das Team zusammengestellt, den Flieger genommen, die Assessments durchgeführt und wären wieder nach Hause geflogen. Aber Covid-19 war da, der Lockdown war da, und unsere Kunden brauchten dringend unsere Hilfe. Online-Interviews waren in beiden Fällen nur teilweise durchführbar, zum einen wegen der Komplexität der Themen, zum anderen wegen der Standorte. Also entschieden wir uns für einen kombinierten Ansatz aus Koordination und Online-Bereitstellung von interner und lokaler LIVE-Expertise. Wir nutzten unser Netzwerk lokaler Experten und schufen einen partnerschaftlichen Ansatz, um das liefern zu können, was unsere Kunden brauchten. Wir und unsere Partner lernten durch die erste Prüfung und nahmen dann die notwendigen Anpassungen an unserem Ansatz vor, als wir zur zweiten Prüfung übergingen. Die Frage, die sich uns beim ersten Mal stellte, war, wie wir die gleiche Qualität der Ergebnisse sicherstellen können, die wir normalerweise mit unserem internen Team liefern und wie wir das Projekt trotzdem im Zeit- und Budgetrahmen realisieren können. Also beschlossen wir, drei Dinge sicherzustellen:

  • Das Zusammengehörigkeitsgefühl muss zu jeder Zeit vorhanden sein
  • Wir müssen flexibel sein, einander vertrauen und füreinander und für den Kunden verantwortlich sein
  • Kurzum: Wir werden agil sein

Gewährleistet, dass das Team stark ist und als erfolgreiches Team arbeitet

"Ein starkes Team kann jede verrückte Vision in die Realität umsetzen." – John Carmack

Nachdem wir die Entscheidung für die lokalen Experten getroffen hatten, wurde die Partnerschaft gegründet und die Zusammenarbeit musste beginnen. Das Bild war jedoch das folgende: 

  • Unsere Kompetenzteams sitzen in insgesamt 4 Ländern 
  • Die Assessment soll in einem Entwicklungsland stattfinden 
  • Zeit- und Budgetbeschränkungen
  • Ein Virus spielt an einigen Standorten komplett verrückt
  • Unterschiedliche Lockdown-Beschränkungen
  • Versagende Kommunikationssysteme im Zielland und vollständige Abhängigkeit von der Verfügbarkeit des Internets

Im Grunde waren alle Albträume, die man sich als Projektleiter vorstellen kann, vorhanden. Aber das Team hatte das Fachwissen und die Entschlossenheit, dies zu einem Erfolg zu machen. Zum Glück funktionierte das Internet während der "Kennenlern-Sitzung" gut, die sorgfältig vorbereitet war, um den Leuten auch wirklich Raum zum Kennenlernen zu geben. Diese erste gut vorbereitete Online-Sitzung, die berufliche und persönliche Präsentationen, kurze Fragerunden, Erfahrungsaustausch und Diskussionen über Werkzeuge und Spiele auf informelle Art und Weise beinhaltete, war die Grundlage für die Bildung eines starken Teams, das das Projekt trotz aller Einschränkungen durchführte. Die informellen Sitzungen wurden zu einem Teil des wöchentlichen Abschlusses. Obwohl dies nicht beabsichtigt war, erwies es sich als die eine Sache, die ein starkes Teamgefühl aufbaute, in dem jeder wusste, dass er auf alle zählen konnte. Und...wir hatten Spaß! 

Dies war so erfolgreich, dass wir beschlossen, es für das zweite Assessment zu kopieren, das in einem anderen Land und mit anderen Teams stattfand. Die Ergebnisse waren wieder fantastisch. Wenn wir uns die Charakteristika erfolgreicher Teams anschauen, konnten wir auf diese Weise die nachfolgenden gewährleisten:

  • gut miteinander kommunizieren
  • sich gegenseitig Unterstützung anbieten
  • Diversität sicherstellen und fördern
  • Spaß haben!

Seien Sie flexibel, verantwortungsbewusst und agil

"Intelligenz ist die Fähigkeit, sich an Veränderungen anzupassen." -  Stephen Hawking

Nun musste die Zusammenarbeit aufgebaut werden, aber wie konnte man einerseits flexibel sein, die Verantwortlichkeit des Teams aufrecht erhalten und das Projekt in der vorgegebenen Zeit abliefern? Wir mussten alle zu jeder Zeit auf dieselbe Seite bringen und es für alle einfach halten. Wir beschlossen, jeden Tag einen kurzen 15-minütigen Zoom-Anruf in bester Scrum-Manier abzuhalten, an dem sich jeder von uns beteiligen sollte:

  • Was habe ich seit dem letzten Call getan?
  • Was mache ich bis zum nächsten Call?
  • Welche Hindernisse stehen mir im Weg und wer kann mir helfen?

Aufgrund der eingeschränkten Kommunikationsmöglichkeiten war es für uns wichtig, den Fortschritt und die Probleme des Projekts zu visualisieren, daher haben wir uns für ein Kanban-Board entschieden und Trello verwendet. Auf diese Weise konnten wir das gesamte Team jederzeit über den Fortschritt auf dem Laufenden halten. 

Durch den Einsatz des Boards erhöhten wir die Produktivität des Teams, da jeder sehen konnte, wie die anderen vorankamen. Das gab uns allen den Kick, unsere Dinge zu erledigen! Und wenn jemand zu viel zu tun hatte, konnten andere einspringen und aushelfen. Alles in allem war die Zusammenarbeit nicht nur gesichert, sondern definitiv verbessert. Wir waren in der Lage, täglich auf neue Entwicklungen im Zielland zu reagieren, was eine Flexibilität ermöglichte, praktisch in Echtzeit zu reagieren. 

Für dieses Vorhaben gaben wir dem Kunden Lesezugriff auf das Board und wurden nicht nur innerhalb des Teams, sondern auch gegenüber dem Kunden völlig transparent. Dies führte dazu, dass wir das volle Vertrauen des Kunden hatten. Unser Teamleiter sorgte fast täglich für kurze Feedback-Sitzungen mit dem Kunden, so dass Hemmnisse gegen unsere agile Arbeitsweise weggefegt wurden und das Team im Zielland frei arbeiten konnte.

Nachdem wir diese Projekte aus der zeitlichen Distanz rekapituliert haben, können wir sagen, dass wir durch den Einsatz dieser agilen Werkzeuge und Ansätze die folgenden Eigenschaften erfolgreicher Teams sichergestellt haben:

  • Fokus auf Ziele und Ergebnisse
  • jeder leistet seinen Beitrag
  • sich gegenseitig Unterstützung anbieten
  • gute Führungsarbeit
  • das Team organisiert sich selbst

Wir waren in der Lage, neue starke internationale Partnerschaften aufzubauen und diesen Erfolg zum Nutzen unserer Kunden mit Hilfe agiler Prinzipien zu wiederholen.

Agil begann ursprünglich als ein leistungsfähiges Werkzeug für die Softwareentwicklung, das nicht nur Vorteile für das Entwicklungsteam, sondern auch eine Reihe von wichtigen Vorteilen für den Kunden bietet. 

Es hat die Grenzen der reinen Softwareentwicklung längst überschritten. Unsere Beispiele sind ein lebender Beweis dafür. Agil hilft Projektteams, mit vielen der häufigsten Projektfallen (wie Kosten, Terminvorhersage und Scope Creep) auf kontrolliertere Weise umzugehen. Trotz aller Einschränkungen waren wir in der Lage, rechtzeitig und im Rahmen des Budgets zu abzuliefern.

In der heutigen disruptiven Welt suchen Organisationen nach einem flexiblen Ansatz für die Durchführung von Projekten und wollen agiler werden. Für Organisationen, die Projekte und Programme durchführen und in denen es noch traditionelle Projektmanagement-Prozesse gibt, ist die Informalität des agilen Ansatzes jedoch eine Herausforderung und wird oft als zu riskant angesehen. Ich kann Ihnen nur empfehlen, es zu versuchen. Denken Sie aber daran, dass es sich nicht nur um eine Reihe von Tools oder einen Ansatz handelt. Um wirklich von den Vorteilen zu profitieren, ist eine Veränderung der Kultur in Ihrer Organisation erforderlich. 

Wir bei 3E glauben, dass MENSCHEN, PROZESSE, KULTUR und SYSTEME im Einklang sein sollten, damit Sie erfolgreich sein können. Wir glauben, dass agile Methoden auf jeder Ebene einer Organisation die Antwort sind, um mit den disruptiven Elementen auf der ganzen Welt fertig zu werden, weil sie Risiken minimieren, Kosten reduzieren, flexibel sind und sich jederzeit an neue Entwicklungen anpassen können und die Liefergeschwindigkeit erhöhen bzw. die Markeinführungszeit verkürzen.