4 (Grund) Prinzipien für eine effektive Zusammenarbeit von virtuellen Teams in Zeiten der Corona-Pandemie 

Für viele Organisationen ist das Home-Office derzeit das Mittel der Wahl, um trotz der Verbreitung des Corona-Viruses funktionsfähig zu bleiben. Der Virus könnte zu einer Erhöhung der Akzeptanz von Heimarbeitsplätzen in allen Branchen und Sektoren führen. Viele Unternehmen reagieren auf den Coronavirus, indem sie ihren Mitarbeitern anbieten, von zu Hause aus zu arbeiten, um die Ausbreitung einzudämmen. Gerade in Unternehmen, in denen Mitarbeiter nachweislich infiziert sind, können die Kollegen die Arbeitsprozesse vom Home-Office aus aufrechterhalten und dazu beitragen, die Widerstandsfähigkeit der Unternehmen gegen Pandemien zu erhöhen. 

Die Umsetzung von Home-Office in einer Krisensituation wie dieser kann eine Herausforderung sein. Die Veränderung des Mitarbeiter- und Managementverhaltens kann effektiv gesteuert werden - wie z.B. durch Minimierung der negativen Auswirkungen der Pandemie auf den Geschäftsbetrieb Ihrer Organisation - oder schlecht, z.B. durch Verwirrung und Verlangsamung der Reaktionszeit bei gleichzeitiger Schaffung von viel Aktivität. 

In unserer Gruppe begleiten wir jeden Tag Veränderungen im großen und kleinen Maßstab. Hier sind vier Grundprinzipien für die Einführung des Home-Office-Ansatzes, die Sie möglicherweise hilfreich finden:

1. MENSCHEN - Kommunikationscharta + Rhythmus 

Informal communication on remote teams is often less frequent, and less rich than a face-to-face interaction, which provides more contextual information about emotional states — such as engagement or lack thereof. One way to avoid pitfalls in online communication is to be extremely clear and disciplined about how the team will communicate. Create a charter that establishes agreement on behavior expectations when participating in virtual meetings, such as minimizing distractions (e.g. doing emails while in a call), limiting background noise, talking clearly and at a reasonable pace, listening attentively, avoid dominating the conversation, etc. The charter might  also include guidelines on which communication channel to use in which circumstances, for example when to reply via email versus picking up the phone versus taking the time to create and share a document. It is helpful to regularly include just a few minutes in meetings and calls to reflect what went well and how to improve effectiveness and efficiency of the communication. 

In unserem Unternehmen fanden wir es hilfreich, ein Team mit Rhythmus und Ritualen aufzubauen. Wenn einige oder alle Mitglieder Ihres Teams von zu Hause aus arbeiten, ist es allzu einfach, sich vom normalen Rhythmus des Arbeitslebens im Büro zu lösen. Die beste Möglichkeit, dies zu vermeiden, besteht darin, diszipliniert Rhythmen in Ihrer virtuellen Teamarbeit zu entwerfen und festzulegen, z. B. regelmäßige Besprechungen pro Woche (idealerweise gleicher Tag und Uhrzeit). Es bedeutet auch, die Agenda der Sitzung im Voraus zu teilen und klare Vereinbarungen über die Dokumentation der Kommunikation und Verteilung von Notizen zu treffen. Wenn Sie Teammitglieder haben, die in verschiedenen Zeitzonen arbeiten, empfehle ich, die Sitzungen nicht so zu planen, dass die ganze Last der Zeitverschiebung von denselben wenigen Teammitgliedern getragen werden muss, sondern vielmehr eine regelmäßige Rotation der Sitzungszeiten einzuführen, um die Last unter den Teammitgliedern gerecht zu verteilen..

2. PROZESS - Klären Sie Aufgaben und Prozesse, nicht nur Ziele und Rollen, und visualisieren Sie den Fortschritt 

Working in a remote environment, it is even more important that leaders align their team on goals, roles and responsibilities. That is plausible. With virtual teams, however, coordination is inherently more of a challenge because people are not co-located. So it’s important to focus more attention on the details of task designs and  processes that will be used to complete them. Simplify the work to the greatest extent possible, ideally in co-creation of the team and in a way that tasks are assigned to sub-groups of two or three team members. Make sure that there is clarity about the work flow. Be specific about who is doing what and by when. 

Überprüfen Sie regelmäßig, wie die Dinge vorankommen, auch um Anpassungsbedarf zu ermitteln. Wenn Teams virtuell arbeiten, ist dies schwieriger, da es keine einfache Möglichkeit gibt, Engagement und Produktivität zu beobachten. Das kann teilweise dadurch behoben werden, dass Aufgaben sorgfältig geplant und regelmäßige Statusbesprechungen abgehalten werden. Darüber hinaus ist es hilfreich, kurze Iterationen (Sprints) durchzuführen, um Teammitglieder dazu zu bringen, sich auf definierte Zwischenergebnisse festzulegen und deren Fortschritte zu verfolgen. Ein nützliches Werkzeug hierfür ist das "agile SPACE Board", das für alle Teammitglieder in jeder von ihnen verwendeten kollaborativen App sichtbar ist. So nützlich ein solches Monitoringinstrument auch sein mag, achten Sie darauf, dass Sie nicht am Ende ein virtuelles Mikromanagement praktizieren. Es besteht ein schmaler Grat zwischen angemessener Abverfolgung von Fortschritten und anmaßender Überwachung.

 

3. KULTUR - Rufen Sie die "virtuelle Kaffeepause" ins Leben und behalten Sie Einzelgespräche bei 

Das Bild von Mitarbeitern, die sich um eine Kaffeemaschine versammeln, ist eine Metapher für informelle Interaktionen bei der Informationen ausgetauscht und soziale Bindungen gestärkt werden. Ohne explizite Bemühungen, eine "virtuelle Kaffeepause" zu schaffen, neigen Teamsitzungen dazu, sehr aufgabenorientiert zu sein. Das bedeutet, dass wichtige Informationen möglicherweise nicht ausgetauscht werden und der Zusammenhalt des Teams geschwächt wird. Hier ist eine einfache Möglichkeit, dies zu vermeiden: Beginnen Sie jede Sitzung mit einem Check-in, wobei sich jedes Mitglied ein paar Minuten Zeit nimmt, um zu besprechen, was es tut, was gut läuft und was herausfordernd ist. Regelmäßige virtuelle Teambildungsmaßnahmen sind eine weitere Möglichkeit, etwas mehr Spaß in das Geschehen zu bringen. Auch unternehmensweite Kollaborationsplattformen kombinieren zunehmend gemeinsame Arbeitsbereiche mit sozialen Netzwerkfunktionen, die den Teammitgliedern helfen können, sich stärker eingebunden zu fühlen.

In einer virtuellen Teamumgebung ist es leicht, Einzelgespräche (1:1) zu vergessen. Das Leistungsmanagement der Führungskräfte und die Interaktion mit ihren Teammitgliedern durch Coaching sind ein grundlegender Bestandteil der Teamarbeit. Machen Sie diese Interaktionen zu einem regelmäßigen Bestandteil des virtuellen Teams und nutzen Sie sie nicht nur, um den Status zu überprüfen und Feedback zu geben, sondern auch, um die Mitglieder mit der Vision in Verbindung zu halten und ihren Teil der "Geschichte" dessen, was Sie gemeinsam tun, hervorzuheben.

4. SYSTEME - Nutzen Sie die besten Kommunikations- und Kollaborationstechnologien. 

Die Geschwindigkeit der Entwicklungen im Bereich der Technologien zum kollaborativen Arbeiten ist erstaunlich. Von gemeinsam genutzten Arbeitsbereichen bis hin zu webbasierten Videokonferenzen - die Fortschritte bei IT-Lösungen sind bemerkenswert. Diese Tools erleichtern zweifellos die virtuelle Teamarbeit. Die Auswahl der besten IT-Unterstützung bedeutet jedoch nicht zwangsläufig, dass man um ihrer selbst willen über die neuesten Funktionen auf dem neuesten Stand der Technik verfügen sollte. Mit einem wachsenden Angebot an Lösungen wird es umso wichtiger, dass Sie sich über Ihre Anforderungen im Klaren sind. Was brauchen Sie? Was sind Mindestanforderungen und was sind "nice-to-haves"? Das beste und ausgefallenste Feature hilft nicht, wenn Sie nicht sicherstellen können, dass jeder Zugang zu diesen Werkzeugen hat und sie nutzen kann. Schaffen Sie in Ihrem Team kein Zwei-Klassen-System, bei dem nur der engste Kreis bestimmte Werkzeuge benutzen kann. 

Die spannende Frage aus Sicht der Organisationsentwicklung ist, ob die erzwungene Erfahrung mit Home Office später zu einer größeren Akzeptanz führen wird oder ob es sich um eine Notfallmaßnahme handelt. In Deutschland war es bisher relativ selten, in größerem Umfang im Home-Office zu arbeiten. Der Trend ist jedoch positiv, wie eine aktuelle Studie von Statista zeigt: 2014 gaben nur 22% der 900 Unternehmen in Deutschland an, dass sie ihren Mitarbeitern erlauben, von zu Hause aus zu arbeiten. Im Jahr 2018 ist diese Zahl bereits auf 39% gestiegen. Die nächsten Monate werden zeigen, ob der Home-Office-Ansatz als langfristige Lösung für den Normalbetrieb etabliert werden kann. 

Ich hoffe, Sie finden diese gewonnenen Erkenntnisse hilfreich. Was Sie hier erneut sehen können, ist, wie wichtig es ist, sicherzustellen, dass MENSCHEN, PROZESS, KULTUR und SYSTEME in Einklang sind. Erfolgreiche Veränderungen erfordern umfassendes Denken und Handeln.