4 Empfehlungen für ein effektives Kapazitätsmanagement

Der Ausbruch von COVID-19 stellt Groß- und Kleinunternehmen, Führungskräfte und ihre Teams weltweit vor eine große Herausforderung. Viele Unternehmen sind bereits mit weitreichenden wirtschaftlichen und branchenspezifischen Auswirkungen konfrontiert. Da sich das Virus weltweit weiter verbreitet, verlagern sich Unternehmen in das Home Office.

Immer mehr von uns beginnen, Änderungen an der Art und Weise vorzunehmen, wie wir arbeiten und zusammenarbeiten. Mangelndes oder unzureichendes Kapazitätsmanagement ist eines der größten Fallstricke beim Wechsel zu virtuellen Teams

Das Gleichgewicht zwischen nützlicher Planung und zeitaufwändiger Berichterstellung finden - Kapazitätsmanagement ist für komplexe Unternehmen immer eine Herausforderung. - Kapazitätsmanagement ist für komplexe Unternehmen immer eine Herausforderung. In Zeiten der Corona-Pandemie kann sie leicht riesig werden. Seien wir doch ehrlich: Alle Unternehmen haben mehr zu tun als sie Kapazitäten haben, abzuliefern. Die Vorstellung, genügend Kapazitäten zu haben (oder zu bekommen), um alles leisten zu können, was getan werden muss, ist naiv, ja gar romantisch. Daraus ergibt sich die Notwendigkeit, Ressourcen für die wichtigsten Themen bereitzustellen und eine solide Einschätzung dessen zu haben, was zur Durchführung der Arbeitspakete erforderlich ist. Teams, Abteilungen und sogar Projekte müssen über genügend Kapazitäten verfügen, um pünktlich und bestenfalls innerhalb des Budgets Ergebnisse erzielen zu können. Grundstein für einen funktionierenden und effektiven Kapazitätsmanagement-Prozess ist eine angemessene Kapazitätsplanung. Die Kapazitätsplanung definiert den Prozess, mit dem eine Organisation aktuelle und zukünftige Anforderungen abschätzen kann. Es ist wichtig, dass Sie sich genügend Zeit nehmen, um Ihre Planung durchzuführen. Besonders in einem Home-Office-Setup, wenn die Qualität Ihrer Kapazitätsplanung nicht gut ist, können Sie einige Ihrer Mitarbeiter überfordern, während andere nicht genügend Aufgaben haben, um sich zu beschäftigen. Dies könnte zu einem Punkt führen, an dem sich die Teammitglieder nicht mehr geschätzt fühlen. Sie geraten in Verzug und die Kosten beginnen zu steigen.

In unserer Gruppe begleiten wir jeden Tag Veränderungen im großen und kleinen Maßstab. Wenn Sie noch kein System implementiert haben und über eine benutzerfreundliche Methode in Zeiten des "Social Distancing" nachdenken oder Sie die Art und Weise überdenken möchten, wie Ihr virtuelles Team mit Kapazitätsmanagement umgeht, sind diese 4 Empfehlungen möglicherweise hilfreich:

  1. PRIMÄRER ZWECK - "Der einzige Fehler, den man befürchten sollte, ist, sich nicht an den Zweck zu halten, den sie als am besten ansehen." George Eliot

Per Definition ist Kapazitätsmanagement ein Prozess, der dazu beiträgt, die Geschäftsanforderungen durch einen Ansatz zu erfüllen, der sicherstellt, dass die Ressourcen in der Lage sind, gegenwärtige und zukünftige Ziele zu erreichen. Als Manager sollten Sie sich in Zeiten wie diesen jedoch fragen, was der Zweck der Einführung von Kapazitätsmanagement ist. Was ist Ihr WARUM? Wollen Sie einfach nur ein Überwachungsinstrument, mit dem Sie aufzeichnen können, was Ihr Team tut? Wollen Sie ein Planungsinstrument mit einem Zeithorizont von zwei Wochen, um kurzfristig auf mögliche Veränderungen reagieren zu können? Oder wollen Sie einen vollständigen Prozess mit einer Ressourcenplanung mit mittel- bis langfristigem Zeitraum, einschließlich Überwachungsinstrumenten und Überprüfungssitzungen in vordefinierten Zeiträumen, um die Ressourcenprognose genauer machen zu können? Um mögliche Einschränkungen, unvorhergesehene Kosten und potenzielle Risiken rechtzeitig erkennen zu können und um einem Kunden oder dem Management den richtigen Einsatz der Ressourcen demonstrieren zu können?

In unserer Gruppe fanden wir es hilfreich zu sehen, welche Ebenen eine Organisation hat. Jede Ebene kann einen anderen Zweck haben. Ein Teammitglied möchte möglicherweise nur seine Arbeit mit Mitgliedern anderer Teams koordinieren, um die Ergebnisse eines Multi-Team-Projekts zu erzielen. Ein anderes Teammitglied möchte dasselbe, einschließlich der Ressourcen eines externen Anbieters. Und der Teammanager möchte möglicherweise die Aktivitäten seiner Mitarbeiter koordinieren, die an täglichen Geschäfts- und Sonderprojekten arbeiten. Ich empfehle Ihnen, sich über den Hauptzweck eines Kapazitätsmanagements im Klaren zu sein, um die am besten geeigneten Systeme einrichten zu können und für Ihr Team, damit es den Mehrwert erkennen kann.

  1. ABSOLUTE vs RELATIVE ZAHLEN - Visualisieren Sie den richtigen Weg und erinnern Sie sich an die Kraft des Absoluten. 

Bei der Kapazitätsplanung, sei es bei der Erstellung von Auslastungsszenarien oder einfach bei der Planung der Ressourcen, die Sie zur Sicherung künftiger Ergebnisse benötigen, ist es wichtig, über genaue Berichte zu verfügen, aus denen Sie Erkenntnisse gewinnen können. Die Frage ist: Sollten Sie absolute oder relative Zahlen monitoren? Während einige Manager dazu neigen, sich nur auf relative Zahlen zu konzentrieren, weil sie eine breitere Sichtweise liefern, empfehlen wir, beide zu verwenden. Der Grund dafür ist, dass Sie oder Ihr Team bei der Planung oder Überprüfung der aktuellen Zahlen möglicherweise in die Gefahr geraten, schon bei 100% der Arbeitszeit zu landen. Nur weil Mitarbeiter Vollzeit arbeiten, bedeutet das nicht, dass sie zu 100% an den ihnen zugewiesenen Aufgaben arbeiten werden. Wenn Sie bereits 100% Ihrer Zeit auf Arbeitspakete einplanen, wird jede zusätzliche E-Mail, jede Bitte um Hilfe von Kollegen, oder jedes Meeting ablenken und die Möglichkeit, Ihre Ziele zu erreichen, wird sich in Luft auflösen. Unrealistische Kapazitätsplanung führt automatisch zu Frustration und enttäuschenden Ergebnissen. Das Gleiche gilt bei unspezifischer Planung: Die Beschränkung Ihrer Kapazitätsplanung auf Prozentsätze spiegelt keine Abweichungen in den verfügbaren Personentagen wider, die durch Feiertage, Urlaub, Workshops usw. entstehen. Prozentsätze sind großartig, um die Zuweisung von Kapazitäten zu bestimmten Themen oder Aufgaben zu analysieren und kritisch widerzuspiegeln (z. B. 20% für Projekt A, 10% für Administration). Es hilft Ihnen aber nicht, Kapazitäten zu planen und zu sichern, um bestimmte Ergebnisse zu erzielen. Wenn Sie sich dagegen absolute Zahlen ansehen, können Sie die leere Realität erkennen.

  1. TIEFE und GRANULARITÄT - Bleib ruhig und halte es einfach 

Wenn wir über Kapazitätsmanagement sprechen, sprechen wir über Zeit.

"Es ist wirklich klar, dass die kostbarste Ressource, die wir alle haben, Zeit ist"“ – Steve Jobs.

Zeitmanagement ist ein wichtiger Bestandteil der Teamführung, unabhängig davon, ob es sich um eine Einheit, eine Abteilung oder ein Projekt handelt. Ohne sie spielt es keine Rolle, über welche Ressourcenplanungssoftware oder welchen Ressourcenplan Sie verfügen. Ein häufiger Fehler, der im Zeitmanagement auftritt, ist, dass die Zeitschätzungen nicht fundiert sind, weil die Menschen nur die „Faustregel“ verwenden oder weil sie sagen, „wir haben diese Aufgabe immer so gemacht“, ohne wirklich kritisch zu reflektieren, ob die verwendete Zeit in der Vergangenheit realistisch ist oder nicht. Diese Schätzungen werden verwendet, um Ressourcen zu planen und Fristen festzulegen. Wenn die Schätzungen nicht fundiert sind, schlägt Ihr Kapazitätsmanagement fehl. Es besteht jedoch auch die Gefahr, dass Sie für die Zwecke Ihres Kapazitätsmanagements zu sehr in die Tiefe gehen. Ihr Team kann leicht in das fallen, was wir "Paralyse durch Analyse" nennen.

Um dieses Problem zu vermeiden, sollten Sie sich bei jedem Teammitglied erkundigen, wie es zu seinen Zeitschätzungen gekommen ist. Dabei sollten Sie als Grundlage für die Schätzungen auf den Erfahrungen Ihrer Teammitglieder mit vergleichbaren Arbeiten in der Vergangenheit aufbauen. Diese Daten können zur Untermauerung der Zeitschätzungen für die aktuelle und zukünftige Planung herangezogen werden. Berücksichtigen Sie die Zukunft, denn zu wissen, welche Ressourcen Sie zu welchem Zeitpunkt benötigen, ist ein grundlegendes Element für Sie als Führungskraft. Planning Poker ist ein praxiserprobtes, agiles Tool, das Ihnen und Ihrem Team helfen kann. Blockieren Sie die Ressourcen und stellen Sie sicher, dass dieser Schritt auch ausgeführt wird. Sie nicht zu blockieren, ist ein häufiger Fehler, der zu Verzögerungen und Frustrationen bei Team und Management führen kann. Achten Sie darauf, stets den Hauptzweck Ihres Kapazitätsmanagements zu rekapitulieren. Wir empfehlen Managern einen Ansatz mit unterschiedlichen Planungshorizonten auf strategischer und taktischer Ebene. Überlassen Sie die kurzfristige Verantwortung den Personen, die für die Planung am besten geeignet sind.

Obwohl es eine Fülle von Softwares auf dem Markt gibt, können Sie je nach Zweck eine einfach zu verwendende Vorlage entwickeln, die Sie zusammen mit Ihrem Team erstellen. Etwas, das für das Team benutzerfreundlich ist und alle Informationen liefert, die Sie benötigen. In den Zeiten des "Social Distancing" verringert eine einfache Lösung den Stress für Ihre Mitarbeiter.

  1. Puffer - "Sicher ist, dass nichts sicher ist." Sprichwort 

Es gibt immer das "Unbekannte", und die Ressourcenzuweisung sollte dies ebenfalls berücksichtigen - seien Sie also bereit, das Ungewisse einzuplanen.

In dem Bestreben, effizienter zu werden und Kosten zu senken, sind viele Organisationen auf enge Zeitpläne und Abhängigkeiten angewiesen. Es bleibt wenig Spielraum, wenn etwas Unvorhersehbares auf Sie zukommt. Puffer sind für jede Organisation lebenswichtig, um Unsicherheiten wie Krankenstand, ungeplante Personalbesprechungen, Zusammenarbeit bei einem neuen dringenden unternehmensweiten Projekt oder einfach nur einen schlechten Tag zu bewältigen. Ich bin ziemlich sicher, dass wir alle schon solche Phasen erlebt haben. Wenn das aktuell tatsächliche Bild wirklich eine 100% ige Zuordnung zeigt oder nahe daran oder darüber liegt, besteht Ihre Aufgabe als Manager darin, die Zahlen zu überprüfen und Anpassungen vorzunehmen sowie sicherzustellen, dass Puffer enthalten sind. Wenn nicht, wissen Sie bereits, was Ihr nächster Schritt sein muss… nämlich Priorisierung einschließlich eines Puffers für das Ungewisse!

In diesen Zeiten des "Social Distancing" ist das Home-Office für viele Menschen eine neue Erfahrung. Aufgrund der Schwere der Pandemie ist es leicht, abgelenkt zu werden und den Fokus zu verlieren. Die Sorge um Familie und Angehörige ist für uns alle ein große Last. Das Einsetzen von klaren Kapazitätsschätzungen kann dazu beitragen, die Dynamik zu erhalten. Eine einfache Lösung, die jeder kennt, anstatt komplexe neue Systeme, die eine große Einführung erfordern, kann von unschätzbarem Wert sein. Menschen müssen sich wohl fühlen. Achten Sie als Manager darauf, dass Sie 1:1 Gespräche führen, damit Sie wissen, wann ein Teammitglied Unterstützung braucht.

Wir bieten Unterstützung und Coaching für Organisationen, die ihre Home-Office-Fähigkeiten einführen oder weiterentwickeln wollen.

In unserer Gruppe glauben wir fest an die Wichtigkeit, sicherzustellen, dass MENSCHEN, PROZESS, KULTUR und SYSTEME in Einklang sind. Ich hoffe, dass diese Empfehlungen Ihnen helfen werden, sie alle in diesen Zeiten zu synchronisieren.