Brauchen Sie wirklich hochmoderne IT-Systeme, um den Projekterfolg zu sichern? ABSOLUT!

IT-Systeme unterstützen die meisten Unternehmensfunktionen in der heutigen Welt entscheidend. Das Projektmanagement ist sicherlich ein Bereich, in dem die Auswahl und der Einsatz von IT-Tools einen großen Einfluss auf den Erfolg eines Projekts haben kann. Offen gesagt sind IT-Systeme - oder allgemeiner ausgedrückt: Technologie - unverzichtbar, und Projekte würden ohne die verschiedenen Formen von Technologie, Systemen und Tools, die wir tagtäglich nutzen, gar nicht erst in Gang kommen. IT-Tools sind unerlässlich, um die Projektplanung nebst kritischem Denken und der Entscheidungsfindung des Projektmanagers zu unterstützen - nicht zu ersetzen. Ich bin mir sicher, dass einige Leute argumentieren könnten, dass sie in einem kleinen Büro zusammen mit ihrem Projektteam an kleinen Projekten arbeiten, so dass die Technik nicht so wichtig ist. Während dieses Argument vor 12 Monaten noch kaum stichhaltig gewesen sein mag, bin ich mir ziemlich sicher, dass COVID-19 dieses Argument aus der Welt geschafft hat.

Denken Sie darüber nach. Wir alle nutzen Telefone, oder eher Smartphones, um mit Teammitgliedern, Lieferanten, Kunden und anderen wichtigen Stakeholdern zu kommunizieren, damit unsere Projekte reibungslos ablaufen. Heutzutage nutzen wir dieselben Smartphones und Computer auch, um kritische Informationen und Dateien zu senden und zu empfangen, die überprüft werden müssen und zu denen zeitnah Feedback gegeben werden muss. IT-Systeme und -Tools haben diese Aktivitäten beschleunigt und machen es möglich, Ideen zu diskutieren, komplexe Pläne zu entwickeln und den Projektfortschritt zu überwachen - und das alles, ohne dass sich alle Beteiligten im selben Raum befinden müssen. COVID-19 hat Unternehmen dazu gezwungen, Technologien noch stärker zu nutzen und anzupassen, um ihre Projektmanagement-Aktivitäten zu unterstützen und sicherzustellen, dass Projekte nach Möglichkeit weiter vorangetrieben werden. 

Offensichtlich gehört zum Projektmanagement mehr als nur die Kommunikation per Smartphone und E-Mail. IT-Systeme und Projektmanagement-Tools gibt es in vielen, vielen Formen und sind auf unterschiedliche Projekttypen und Nutzergruppen ausgerichtet. Einige Projektmanagement-Lösungen sind hochkomplex und für bestimmte Branchen oder Unternehmen geeignet, während andere darauf abzielen, extrem flexibel und an nahezu jeden Verwendungszweck anpassbar zu sein - zumindest behaupten sie das. Welche Tools Sie in Ihrem Unternehmen einsetzen oder wählen, hängt von vielen Faktoren ab, die speziell auf Ihre Situation und natürlich auf Ihr Budget zutreffen. Am wichtigsten ist, dass die IT-Tools, für die Sie sich entscheiden, Ihre Projektmanagement-Aktivitäten UNTERSTÜTZEN und keinen zusätzlichen Arbeitsaufwand darstellen.

Warum spezifische IT-Tools im Projektmanagement einsetzen?

Projektmanagement ist in erster Linie eine Koordinationsaufgabe, bei der es um die Planung und Abstimmung der Ressourcen geht, die zum Erreichen der Ziele eines Projekts erforderlich sind. Die Effektivität und der letztendliche Erfolg eines Projekts hängen in hohem Maße vom Zugang zu und der Anwendung von geeigneten Prozessen, Fähigkeiten, Kenntnissen und der Erfahrung der zur Verfügung stehenden Personen ab. Basistechnologien wie Telefon und E-Mail ermöglichen die Kommunikation zwischen Projektteams. Auch Standard-Business-Software wie Textverarbeitungsprogramme, Tabellenkalkulationen und Präsentationsanwendungen erhöhen das Niveau und die Tiefe der Projektinformationen, die nachverfolgt und gemeinsam genutzt werden können. Diese IT-Tools funktionieren und haben ihren Platz im Projektmanagement - vor allem, weil es sie schon seit über 30 Jahren gibt und sie im Wesentlichen auch heute noch gleich sind! Es handelt sich jedoch um allgemeine Werkzeuge zur Erfassung, Umwandlung und Darstellung von Informationen. Sie wurden nicht speziell für das Projektmanagement entwickelt und führen erfahrungsgemäß eher zu Einschränkungen, als dass sie Effizienzsteigerungen ermöglichen. In der heutigen Zeit haben wir die Qual der Wahl, wenn es um Projektmanagement-Tools geht. Warum also nicht eines verwenden, das genau das tut, was SIE brauchen.

Für wen sind Projektmanagement-Tools gedacht? 

Alle Beteiligten - das ist doch klar! Das mag stimmen, aber der tatsächliche Nutzen, den der Projektleiter, das Projektteam, die wichtigsten Stakeholder und Sponsoren, der Kunde und sogar die Unternehmensführung sehen, kann sehr unterschiedlich sein. Wenn Sie ein kleines Unternehmen sind und nur etwas Grundlegendes (aber Professionelles) benötigen, um Ihre Kundenprojekte zu verwalten, dann verwenden Sie das, was Ihnen für die gegebenen Projektaktivitäten, die Sie durchführen, passt - Sie haben Glück. Für die meisten Unternehmen ist die Wahl jedoch nicht ganz so einfach und selbst in einem Unternehmen mit nur 10 Mitarbeitern gibt es möglicherweise mehrere Personen, die unterschiedliche Dinge benötigen, wenn es um Projektmanagement-Tools geht. Es wird sehr schnell kompliziert und teuer, wenn man versucht, alle zufrieden zu stellen, und das gilt umso mehr, je größer das Unternehmen ist. Es gilt zu bedenken, dass verschiedene Personen und Rollen einen unterschiedlichen Nutzen aus Projektmanagement-Tools ziehen, je nachdem, wie sie mit ihnen interagieren, selbst wenn sie aus dem gleichen Team kommen. Der Schlüssel hierzu ist es, die Bedürfnisse Ihres gesamten Teams zu evaluieren, die mit den Informationen, die in den Tools verwaltet werden, arbeiten oder sich auf diese verlassen, und diese Bedürfnisse auf der Grundlage Ihrer eigenen Projektmanagementprozesse zu priorisieren. Einige Personen tragen nur periodisch Informationen bei, andere konsumieren Projektinformationen gelegentlich für das Berichtswesen und wieder andere stecken jeden Tag tief in den Details. Wie Sie mit den Informationen interagieren und wie oft, wird bestimmen, was Ihr Bedarf ist und wie sehr Sie es wollen.

Technologien entwickeln sich weiterhin in rasantem Tempo und künstliche Intelligenz gewinnt in vielen neuen Bereichen an Dynamik. Das Projektmanagement umfasst oft komplexe und dynamische Informationen in großem Umfang, die effektiv verwaltet werden und zum richtigen Zeitpunkt in wichtige Entscheidungen einfließen müssen. KI hat das Potenzial, die Verwaltung von Projektdaten drastisch zu verbessern und die Effizienz und Erfolgsquote von Projekten zu steigern. Es mag umstritten sein, aber es ist unvermeidlich, dass KI eher früher als später in IT-Tools für das Projektmanagement zum Einsatz kommen wird. Ich behaupte nicht, dass KI bald die Rolle des Projektmanagers ersetzen wird, aber IT-Tools werden allmählich "intelligenter", indem sie Projektteams die benötigten Daten zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung stellen, basierend auf einer KI-Engine, die die Bedürfnisse des Teams auf der Grundlage von Projektdaten vorher ermittelt hat. Das Endergebnis? Ein größerer Projekterfolg, schneller und mit weniger Risiko.

Was ist wichtiger? Informationen einfügen oder Informationen abrufen? 

Die Antwort lautet: "Es kommt darauf an... insbesondere darauf, wen Sie fragen!" Sie sehen, es hängt davon ab, wie eine Person mit den Informationen umgeht, was sie damit will, wie sie damit interagiert und sogar, was für ein Typ Mensch sie ist. Projektmanager sind die offensichtliche Wahl, wenn wir fragen, "wer braucht am meisten ein neues Projektmanagement-Tool? Das ist sehr wohl wahr und ein gutes Projektmanagement-Tool, das speziell für einen Projektmanager ausgewählt und konfiguriert wird, um zu seinen einzigartigen Prozessen zu passen, wäre großartig. Lassen Sie uns aber zurück in die Realität schauen. Viele andere Leute haben ein Interesse an den Informationen, die in einem Projektmanagement-Tool gespeichert sind, einschließlich derer, die verpflichtet sind, Informationen in Projekte einzupflegen, und auch die sehr wichtigen Stakeholder, die erwarten, dass sie regelmäßig über Projektstatus, Fortschritt und Risiken informiert werden. All dies ist natürlich sehr wichtig und in der Regel auch der Fall, dass zumindest einige dieser höher gestellten Stakeholder für die Budgets verantwortlich sind, die diese Projekte und die Projektmanagement-Tools finanzieren, es macht also durchaus Sinn.  

Meine Beobachtungen in den letzten Jahren haben gezeigt, dass die Bedürfnisse der leitenden Stakeholder oft Vorrang vor den Bedürfnissen der Projektmanager haben und diejenigen, die lediglich Informationen eingeben müssen, ganz außen vor gelassen werden. Wenn Unternehmen neue Projektmanagement-Tools in einer Geschäftsfunktion von Grund auf neu einführen, werden oft die Bedürfnisse aller Stakeholder des Projekts ermittelt und das Ergebnis wird wahrscheinlich die Mehrheit zufriedenstellen. Jeder bekommt "das Meiste" von dem, was er braucht, und etwas von dem, was er will. 

"Nichts ist weniger produktiv, als das effizienter zu machen, was gar nicht gemacht werden sollte." – Peter Drucker

Das Hauptproblem entsteht oft dann, wenn in dem Bestreben, die Effizienz und Effektivität der Projektmanagement-Aktivitäten zu verbessern, die Gesamtprozesse oder Arbeitsabläufe geändert werden und/oder neue Berichtsdatenpunkte hinzugefügt werden und die Tools neu konfiguriert oder aktualisiert werden müssen, um sich anzupassen. 

Das Problem wird noch verschärft, wenn die Projektmanagement-Tools bereits als unflexibel, veraltet oder sogar als nicht mehr zeitgemäß gelten. In diesen Fällen kann eine kleine Änderung im Arbeitsablauf zu einem Workaround oder schlimmer noch, zu einem Hack werden. Zusätzliche Projektdaten und neue Berichtskriterien können Projektmanager manchmal dazu zwingen, wieder generische Business-Software-Tools zu verwenden, um "wichtige" Daten in Arbeitsblättern zu verfolgen und Projektfortschrittsberichte in einem bestimmten Format zu präsentieren, das nur in bestimmten Tools zu finden ist. Früher oder später ist das Ergebnis eine Abwärtsspirale in der Produktivität und die Projekte werden schließlich in Tabellenkalkulationen oder gar per E-Mail verwaltet, und die Projektmanagement-Tools werden zu einem sekundären Sammelpunkt für Informationen, die nur bei Bedarf aktualisiert werden.

'Gibt es eine Lösung', höre ich Sie fragen. Ich glaube, es gibt sie, und sie beginnt mit Zuhören. Hören Sie auf das, was Ihre Projektexperten sagen, was sie brauchen, und geben Sie dem die entsprechende Priorität. Nehmen Sie das Beispiel einer Boxencrew in der Formel 1 und ihre Fähigkeit, alle 4 Räder zu wechseln und die aerodynamische Leistung des Fahrzeugs innerhalb weniger Sekunden zu optimieren - unter 2 Sekunden, wenn Sie das Red Bull Team sind. Diese Leistung ist nicht nur das Ergebnis einer sorgfältig einstudierten Choreographie und stundenlangem Training, sondern auch das Ergebnis eines Teams, das auf die Bedürfnisse jedes einzelnen Teammitglieds hört und zusammenarbeitet, um sicherzustellen, dass die richtigen Werkzeuge genau dann und dort zur Verfügung stehen, wo sie gebraucht werden. Obwohl der Fahrer wohl am meisten zu verlieren hat, wenn die Boxencrew Mist baut, hat er sehr wenig Einfluss auf die Leistung seiner Crew, sobald er die Box betritt. Tatsächlich können der Teamchef und das gesamte Team in diesen wenigen Sekunden sehr wenig tun, um ihre Leistung zu beeinflussen. 

Mein Standpunkt? Projektmanagement-Tools sollten in erster Linie den Projektmanager, den Prozess und die Aktivitäten des Teams unterstützen. Halten Sie sich von Tools fern, die dem Projektmanager unnötigen Zusatzaufwand aufbürden, da dies seine Leistung einschränkt und möglicherweise langfristig den Projektmanager und andere negativ beeinflusst, indem es eine Unternehmenskultur fördert, in der das Tool verwaltet wird, anstatt die Projekte. Unabhängig davon, ob es sich um ein einziges umfassendes Tool oder eine Sammlung separater Tools handelt, müssen sie den Projektmanager unterstützen und einen Mehrwert für den Prozess bieten. Gute Projektmanagement-Tools, die den Prozess und den Projektmanager UNTERSTÜTZEN, werden es ihnen letztendlich ermöglichen, das Beste aus ihren Fähigkeiten herauszuholen und Ihre Projekte werden die beste Chance auf Erfolg haben.

Wir bei 3E sind der Meinung, dass MENSCHEN, PROZESSE, KULTUR UND SYSTEME aufeinander abgestimmt sein sollten, damit Sie erfolgreich sein können. Die Bedeutung von IT-Systemen und Tools im Projektmanagement sollte nicht unterschätzt werden. Fragen Sie Ihre Teams und insbesondere die Projektmanager, was sie brauchen, um effektiv zu sein? Sie stellen kompetente Projektmanager ein und erwarten von ihnen, dass sie liefern - geben Sie ihnen die Werkzeuge, um dies auch erreichen zu können. Unsere Kollegen können eine detaillierte Bewertung Ihrer Projektmanagement-IT-Bedürfnisse vornehmen und Empfehlungen aussprechen, die darauf abzielen, Ihre Projektmanagement-Aktivitäten zu optimieren. Darüber hinaus können wir mit Ihnen zusammenarbeiten, um die von Ihnen gewählte Lösung zu entwickeln und zu implementieren.